KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych osobowych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Nadleśnictwo  Kielce z siedzibą w Kielcach ul. Hublaczyków 15, 25-688 Kielce  Może się Pani/Pan z nim skontaktować drogą elektroniczną na adres e-mail iod.kielce@radom.lasy.gov.pl, telefonicznie pod numerem  41 335 63 60 lub tradycyjną pocztą na adres wskazany powyżej. Administrator danych, mając na uwadze założenia art. 5 RODO, stosuje przy przetwarzaniu danych zasady: zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności.
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się pod adresem e-mail:  iod.kielce@radom.lasy.gov.pl, adres wskazany w pkt. 1 lub telefonicznie  41 335 63 60.

Cele i podstawy przetwarzania
Poniżej przedstawiamy cele przetwarzania Pani/Pana danych. Jako administrator będziemy przetwarzać Pani/Pana dane w szczególności:

1. w celu realizacji umowy sprzedaży drewna lub usług oraz dzierżawy i najmu itp.;
2. w celu zatrudnienia, jak również w celach rekrutacji;
3. w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności rachunkowych i podatkowych;
4. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
5. w celu zapobiegania nadużyciom i oszustwom statystycznym i archiwizacyjnym;
6. w celu wykazania przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych przez okres, w którym jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe, zobowiązane jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich przez organy publiczne.

Dane te są przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie, uzasadnionym wyżej opisanym celem przetwarzania.

Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych przez jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe są:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez okres przedawnienia roszczeń lub odpowiednio przez okres uzasadniony koniecznością przechowywania dokumentacji księgowej zgodnie z przepisami prawa. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, termin przedawnienia wynosi 3 lata. Zgodnie zaś z art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przechowuje się przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. W związku z powyższym Pani/Pana dane przechowywane  będą przez czas obowiązywania umowy zawartej z klientami, a także po jej zakończeniu, maksymalnie przez okres 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło wykonanie umowy.

W przypadku, gdy Pani/Pana dane przetwarzane są w celu zawarcia umowy - jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w ciągu dwóch miesięcy, dane osobowe związane z rozmowami o tej umowie zostaną niezwłocznie usunięte (chyba że ich dalsze przetwarzanie będzie uzasadnione dalszym prowadzeniem rozmów negocjacyjnych w celu zawarcia umowy, przez okres prowadzenie tychże negocjacji wydłużony o dwa miesiące). W celach rekrutacyjnych 2 lata, dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami (50 lat).

Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą zostać ujawnione uczestniczącym w procedurach przetargowych, jednostkom organizacyjnym PGL Lasy Państwowe, podmiotom współpracującym. Do Pani/Pana danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), tj. firmy prawnicze, informatyczne oraz księgowe.

Prawa osób, których dane dotyczą:
Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
4. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie danych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do realizacji celu dla którego dane są zbierane.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany
Dane pochodzące z rejestrów publicznych/przekazane przez Panią/Pana
Jednocześnie informujemy, mając na uwadze art. 13 RODO, że w przypadku gdy przekazał/-a Pan/Pani nam swoje dane, przetwarzamy je z uwagi na to, iż zostały one nam przekazane w zakresie niezbędnym do do realizacji celu dla którego dane są zbierane.

Przekazane dane mogą zostać uzupełnione o dane pochodzące z publicznych rejestrów, o ile była taka konieczność, np.  odpowiednio z Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej lub Krajowego Rejestru Sądowego. Dane te są przetwarzane w celach opisanych na wstępie, o ile posiadają walor danych osobowych, w zakresie niezbędnym, a podyktowanym wyżej opisanymi celami.

Klauzula informacyjna systemu służbowych urządzeń rejestrujących

w Nadleśnictwie Kielce

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UW.L.2016.119.1), dalej RODO informuję, iż:

1. Na terenie Nadleśnictwa Kielce  funkcjonuje system służbowych urządzeń rejestrujących w ramach ochrony mienia i zwalczania przestępstw i wykroczeń w zakresie szkodnictwa leśnego, ochrony przyrody oraz wykonywania innych zadań w zakresie ochrony mienia
2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Nadleśnictwo Kielce z siedzibą w Kielcach, ul. Hubalczyków 15. Może się Pani/Pan z nim skontaktować drogą elektroniczną na adres e-mail iod.kielce@radom.lasy.gov.pl.
3. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych – e-mail: iod.kielce@radom.lasy.gov.pl.  
4. Dane osobowe zarejestrowane w postaci obrazu nie będą przekazywane innym odbiorcom, z wyjątkiem organów uprawnionych do ich otrzymania na mocy przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu: profilaktyki i ograniczania niekorzystnych zjawisk szkodnictwa leśnego oraz naruszania innych norm porządku publicznego; ujawniania przestępstw i wykroczeń w zakresie szkodnictwa leśnego oraz naruszania innych norm porządku publicznego na terenach i gruntach leśnych zarządzanych przez Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe; wczesnego wykrycia niepożądanych zdarzeń
   i możliwości podjęcia odpowiednich działań prewencyjnych; zebrania materiału dowodowego, jeśli okoliczność wskazuje na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia; poprawy bezpieczeństwa pracy pracowników Straży Leśnej prowadzących czynności kontrolne w stosunku do osób i mienia;
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 30 dni lub do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie prawa, w zakresie w jakim nagranie obrazu może stanowić dowód w tym postępowaniu.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych na zasadach określonych w art. 15 RODO oraz prawo do ograniczenia przetwarzania na zasadach określonych w art. 18 RODO.
8. Dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, nie będą też podane profilowaniu.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.